Mode d'emploi

1. Se connecter

Sur la page d'accueil, appuyez sur « Commencer l'inscription », saisissez votre adresse e-mail, puis « Recevoir mon code ». Vous recevez un code à 6 chiffres, valable 15 minutes. Il n'y a pas de mot de passe.

Pas de code reçu ? Regardez dans les courriers indésirables. Utilisez toujours la même adresse : c'est elle qui donne accès à votre dossier.

2. Remplir les coordonnées de la famille

Parents, adresse postale, personne à prévenir en cas d'urgence. L'assurance extrascolaire peut être ajoutée plus tard, mais le dossier reste « À compléter » tant qu'elle manque.

3. Inscrire chaque enfant

Avec « + Inscrire un enfant » : classe, date de naissance, taille, poids, pointure et niveau de ski. Ces mesures servent à la location du matériel.

4. Remplir la fiche sanitaire

Gardez le carnet de santé à portée de main pour les dates de vaccins. Une fiche par enfant, à certifier à la fin. Elle est chiffrée et n'est lue que par l'organisation.

5. Suivre le dossier

« Mon dossier » indique pour chaque enfant où en sont l'inscription, la fiche sanitaire et le paiement. Le bouton de paiement en ligne y apparaît s'il est proposé. Un paiement passe à « Réglé » une fois vérifié par l'organisation, ce qui peut prendre quelques jours.

Jusqu'à quand peut-on modifier ?

L'inscription peut être modifiée jusqu'à la date limite affichée sur la page d'accueil. La fiche sanitaire et les coordonnées restent modifiables jusqu'au jour du départ inclus.

Se connecter

Avec l'adresse e-mail déclarée par l'administration : même code à 6 chiffres que les parents. Vous arrivez directement sur la liste « Enfants du séjour ».

Trouver un enfant

Les enfants sont rangés par classe. Le champ de recherche accepte un nom, un prénom ou une classe. Les numéros des parents sont affichés : appuyez dessus pour appeler.

Ouvrir une fiche sanitaire

Le bouton « Fiche sanitaire » n'apparaît que pendant la période fixée par l'administration. En dehors, un message indique les dates. Les allergies et traitements sont encadrés en rouge en haut de la fiche.

Chaque ouverture de fiche est enregistrée, avec votre nom et l'heure. N'ouvrez que ce dont vous avez besoin.

Imprimer

« Imprimer / enregistrer en PDF » sur une fiche, par exemple pour la montrer aux urgences. « Classeur de toutes les fiches sanitaires » prépare toutes les fiches à imprimer : chacune compte alors comme consultée dans le journal.

Tout se passe dans « Gestion », en haut de l'écran. La première page résume le séjour : enfants inscrits, fiches remplies, assurances, paiements, dossiers complets.

Préparer le séjour

Créez les classes, puis le séjour : dates, date limite, prix, lien HelloAsso (facultatif), textes et contact. Cochez « actif ». Les parents ne peuvent s'inscrire que si « inscriptions ouvertes » est coché. Fixez aussi les deux dates entre lesquelles l'équipe peut lire les fiches sanitaires.

Valider une inscription

Dans « Enfants », cochez une ou plusieurs lignes, choisissez « Marquer comme validée » dans le menu Action, puis « Envoyer ». Les filtres (à droite sur ordinateur, en bas de page sur téléphone) retrouvent les fiches à remplir, les paiements en attente ou les assurances manquantes.

Noter un paiement

Ouvrez la fiche de l'enfant et allez en bas de page, rubrique « Paiements » : montant, mode, date, note. Pour une exonération ou un tarif réduit, renseignez le « montant dû » (0 pour une exonération). L'auteur et la date de chaque paiement sont conservés.

Se passer le relais

La « note interne », sur la fiche de l'enfant ou de la famille, n'est visible que par l'administration. Le bouton « Historique » montre qui a changé quoi et quand.

Exporter et imprimer

Dans « Enfants », cochez les lignes puis choisissez dans le menu Action « Exporter pour le loueur de skis » ou « Exporter la liste complète avec contacts ». Le fichier CSV s'ouvre dans un tableur. Le classeur des fiches sanitaires est accessible depuis la première page de Gestion.

Gérer les comptes

Dans « Membres de l'équipe » : ajoutez une adresse e-mail et choisissez le rôle Équipe ou Administration. Il n'y a aucun mot de passe à transmettre. Décocher « actif » bloque l'accès immédiatement.

Vérifier les consultations

Le « Journal des consultations » liste qui a ouvert quelle fiche sanitaire et quand. Personne ne peut le modifier ni l'effacer depuis le site.